RODO w klinice weterynaryjnej
Dane o zdrowiu zwierząt nie są danymi osobowymi – ale dane ich właścicieli już tak. Imię i nazwisko, telefon, adres, płatności, czasem informacje o sytuacji rodzinnej. Pomogę zadbać o nie tak samo starannie jak o pacjentów.
Na co zwracam uwagę w klinice weterynaryjnej
Dane właścicieli
Karta pacjenta-zwierzęcia zawiera dane właściciela. Trzeba je chronić, informować o przetwarzaniu i ustalić, jak długo są przechowywane.
System kliniczny
Dostawca programu do prowadzenia kliniki przetwarza dane klientów – potrzebna jest umowa powierzenia i kontrola uprawnień personelu.
Przypomnienia i marketing
Przypomnienie o szczepieniu to obsługa klienta, ale promocja karmy czy newsletter wymagają zgody na marketing.
Zdjęcia pupili w social mediach
Na zdjęciu zwierzaka często widać właściciela albo jego dane. Publikacja wymaga zgody właściciela, a jego wizerunek – szczególnej ostrożności.
Monitoring
Kamery w poczekalni i gabinetach obejmują klientów i pracowników. Trzeba je oznakować, określić cel i czas przechowywania nagrań.
Współpraca z laboratoriami
Przesyłając próbki i zlecenia do laboratorium, przekazujesz też dane właściciela – warto ustalić zasady tej współpracy.
Szybka lista kontrolna
Jeśli przy którymś punkcie masz wątpliwości – to dobry moment na przegląd.
Umów przegląd- Właściciele zwierząt dostają klauzulę informacyjną
- Masz umowę powierzenia z dostawcą systemu klinicznego
- Promocje wysyłasz tylko za zgodą
- Na zdjęcia pupili do social mediów masz zgodę właściciela
- Monitoring jest oznakowany
- Personel ma własne konta w systemie
Jak wygląda przegląd
- Krótka rozmowa – opowiadasz o swojej działalności, ustalamy zakres.
- Analiza dokumentów – klauzule, zgody, upoważnienia, umowy powierzenia.
- Wizyta na miejscu – sprawdzam, jak naprawdę wygląda praca z danymi.
- Raport – lista konkretnych zmian, od najważniejszych.
- Opcjonalnie – przygotowuję brakujące dokumenty i szkolę zespół.
Najważniejsze przepisy
- RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679
- Ustawa o zakładach leczniczych dla zwierząt
- Ustawa o zawodzie lekarza weterynarii i izbach lekarsko-weterynaryjnych
- Prawo komunikacji elektronicznej – art. 398
- Kodeks pracy – art. 22²
Najczęstsze pytania
Czy RODO dotyczy klinik weterynaryjnych?
Tak. Dane o zdrowiu zwierząt nie są danymi osobowymi, ale klinika przetwarza dane właścicieli: imiona, nazwiska, adresy, telefony, dane do faktur. Do nich RODO stosuje się w pełni.
Czy mogę wysyłać przypomnienia o szczepieniu SMS-em?
Przypomnienie związane z leczeniem zwierzęcia to element obsługi klienta. Jeśli jednak do SMS-a dodajesz ofertę promocyjną, potrzebna jest zgoda na marketing zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej.
Czy mogę publikować zdjęcia zwierząt pacjentów?
Najlepiej za zgodą właściciela. Zdjęcie zwierzęcia samo w sobie nie jest daną osobową, ale często widać na nim właściciela, jego dom lub imię zwierzęcia, które pozwala go zidentyfikować.
Jak długo przechowywać dane klientów kliniki?
Dokumentację lekarsko-weterynaryjną przechowuje się przez okres wynikający z przepisów weterynaryjnych, a dane do faktur – zgodnie z przepisami podatkowymi. Pozostałe dane warto usuwać, gdy przestają być potrzebne.
Ile kosztuje przegląd RODO w klinice weterynaryjnej?
Cena zależy od wielkości kliniki i używanych systemów. Napisz kilka słów o swojej placówce, a przygotuję wycenę.
Marta Kowalczyk
Ochroną danych osobowych zajmuję się od 2019 roku. W Uniwersyteckim Centrum Klinicznym w Gdańsku prowadziłam audyty i szkolenia oraz obsługiwałam naruszenia ochrony danych osobowych. Pracuję w Gdańsku i Trójmieście.
Więcej o mnie- ✓ Studia podyplomowe: Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz Cyberbezpieczeństwo (Akademia Marynarki Wojennej)
- ✓ Audytor wewnętrzny ISO/IEC 27001
- ✓ Kryminologia (UG) i Bezpieczeństwo wewnętrzne (UWM)
Napisz kilka słów o swojej działalności
Odezwę się w ciągu 2 dni roboczych – tak, jak wolisz: mailem albo telefonicznie.
+48 511 665 470 marta.b.kowalczyk@gmail.com